PRINSIP-PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK

PRINSIP-PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK

A.    PENGERTIAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

      Cara terbaik untuk melestarikan isi, konteks dan struktur dari suatu arsip adalah dengan mengelolanya dalam suatu sistem pengelolaan arsip. Lalu apakah sistem pengelolaan arsip tersebut. Dari berbagai sumber yang ada, konsep sistem pengelolaan arsip dapat diperoleh dari istilah recordkeeping system, sedangkan dari sumber lainnya, konsep tersebut lebih cocok untuk penerjemahan dari record management system, sedangkan ISO Record management menyebutnya sebagai records system. Hal ini disebabkan perbedaan konsep dalam peristilahan kearsipan di antara beberapa negara. Di samping itu, ada juga yang berpendapat bahwa istilah sistem di atas adalah aplikasi atau perangkat lunak. Di lain pihak, terdapat juga sumber yang menyatakan suatu sistem pengelolaan arsip tidak hanya merupakan sebuah perangkat lunak, melainkan juga suatu „kerangka kerja‟ (framework) untuk mengkaptur, menyimpan, dan mengakses arsip sepanjang masa. Di bawah ini akan dikemukakan beberapa sumber mengenai pengertian yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip elektronik. Berikutnya akan dikemukakan beberapa konsep yang ada berkaitan dengan konsep sistem pengelolaan arsip elektronik.

      Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, Paris, 1996, menyatakan bahwa suatu sistem pengelolaan arsip (recordkeeping system) harus menjadi suatu instrumen yang mengatur fungsi-fungsi manajemen arsip (records management) sepanjang life cycle/records continuum. Guide tersebut memberi pengertian recordkeeping system sebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk tujuan penyimpanan dan temu balik arsip, dan diorganisir untuk mengontrol fungsi-fungsi penciptaan, penyimpanan, dan pengaksesan arsip serta untuk menjaga otentisitas dan reliablitasnya (an information system that has been developed for the purpose of storing and retrieving records, and is organized to control the specific functions of creating, storing, and accessing records to safeguard their authenticity and reliability). Disebutkan bahwa sistem pengelolaan arsip yang baik akan menjamin pemeliharaan dan preservasi arsip-arsip yang otentik, reliabel dan dapat diakses sepanjang masa.

      Electronic Records Management Handbook, State Records Department of General Services, State of California 2002, membedakan istilah-istilah berikut ini.

1.      Records Management (Manajemen Arsip) merupakan hal-hal yang berkaitan khusus dengan perencanaan, penganggaran, pengorganisasian, pengarahan, pelatihan, dan pengontrolan aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip sepanjang hidupnya.

2.      Electronic Recordkeeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara elektronik.

3.      Electronic Recordkeeping System (Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik) merupakan metodologi berbasis perangkat lunak yang digunakan oleh suatu organisasi untuk mengelola semua arsip yang dimiliki, apa pun formatnya, sepanjang daur hidup arsip yang bersangkutan. Fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip harus mencakup pengkategorian, pencarian, pengidentifikasian, pengontrolan ketentuan-ketentuan penyusutan arsip, termasuk juga manajemen penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip; di mana pun lokasi penyimpanannya. Perangkat lunak jenis ini memiliki kemampuan baik sebagai perangkat lunak sistem manajemen dokumen terpadu (Integrated Document Management System (IDMS)) maupun manajemen informasi arsip (Records Information Management (RIM)).

B.       PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

ISO Standard 15489-1 memberikan tiga prinsip berikut dalam program manajemen arsip.

1.      Arsip dibuat, diterima dan digunakan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan bisnis, kepatuhan terhadap peraturan yang ada, organisasi harus menciptakan dan memelihara arsip yang otentik, reliabel dan dapat digunakan, serta melindungi integritas arsip tersebut sepanjang diperlukan.

2.      Aturan-aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip dan metadata harus dipadukan ke dalam prosedur-prosedur yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti bagi aktivitasnya.

3.      Perencanaan keberlangsungan bisnis dan langkah-langkah kontigensi harus menjamin bahwa arsip-arsip yang vital bagi berjalannya fungsi organisasi diidentifikasi sebagai bagian dari analisis risiko dan dilindungi serta dapat dipulihkan bila diperlukan.

       Di samping itu, standar tersebut mensyaratkan beberapa karakteristik berikut agar suatu sistem pengelolaan arsip dapat beroperasi secara efektif dan efisien.

a.      Andal

            Sistem pengelolaan arsip harus dapat:

1)      Menjaring (capture) secara rutin semua arsip dari seluruh kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;

2)      Menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi;

3)      Melindungi arsip dari perubahan atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang;

4)      Berfungsi secara rutin sebagai sumber utama dari informasi tentang kegiatan yang terekam dalam arsip;

5)      Menyediakan akses terhadap semua arsip berikut metadatanya.

b.    Utuh

                        Sistem pengelolaan arsip harus dilengkapi dengan sarana pengendali sehingga mampu mencegah akses, perubahan, pemindahan atau pemusnahan arsip dari pihak yang tidak berwenang.

c.    Sesuai peraturan

                        Sistem pengelolaan arsip harus memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman dan petunjuk teknis yang terkait.

d.     Menyeluruh

                                Sistem pengelolaan arsip harus mampu mengelola seluruh arsip yang diciptakan organisasi dalam bentuk corak apa pun.

e.     Sistematik

            Sistem pengelolaan arsip harus mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi. Selain itu, sistem pengelolaan arsip dinamis juga harus memiliki kebijakan, pembagian tanggung jawab dan metode yang akurat untuk kepentingan pengelolaannya sebagai sebuah sistem.

C.    PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP

      Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continuum).

1.      Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle)

            Selama  beberapa  dekade  mode  daur  hidup  mendominasi  praktik pengelolaan arsip di dunia internasional. Secara ringkas pendekatan ini berpendapat bahwa arsip menjalani suatu seri berurutan mulai dari fase kelahirannya sebagai arsip (penciptaan), diikuti dengan fase kehidupan aktifnya (pemeliharaan dan penggunaan) dan selanjutnya fase penentuan nasib akhirnya (yakni simpan sebagai arsip statis, dimusnahkan atau diserahkan ke pihak lainnya) yang ditetapkan oleh pemerintah (arsip nasional) dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, finansial, historikal, kurtural, terhadap arsip tersebut.

            Terdapat pula yang membagi fase daur hidup tersebut ke dalam 5 fase utama, yakni penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dalam setiap fase ini terdapat berbagai elemen dan aktivitas. Pada akhir daur hidup awal ini, arsip akan memasuki daur hidup kedua, yakni daur hidup sebagai arsip statis. Di sini terdapat aktivitas penilaian arsip yang bernilai jangka panjang, selanjutnya diakuisisi, diberi informasi (deskripsi), dipelihara dan disediakan untuk diakses oleh masyarakat.

            Namun demikian, terdapat pendapat bahwa pendekatan ini hanya memadai untuk dipakai terhadap arsip-arsip berbasis kertas dan tidak sesuai untuk menangani arsip dalam era informasi di mana arsip semakin virtual, dinamis serta tergantung pada teknologi. Keberadaan arsip konvensional dan arsip elektronik saat ini merupakan tantangan bagi penerapan model daur hidup ini.

            Fokus dari pendekatan daur hidup arsip adalah proses-proses rutin. Hanya sedikit pertimbangan yang diberikan mengenai arsip-arsip apa yang perlu diciptakan, dan bagaimana arsip-arsip tersebut dikaptur dan dikelola, diberi bentuk serta konteksnya. Pada arsip konvensional, isi, struktur dan konteks dari arsip akan terlihat dengan sendirinya, sedangkan pada arsip elektronik hal ini tidak demikian. Oleh karena itu, praktik pengelolaan arsip harus juga mempertimbangkan konteks, struktur dan isi dari suatu arsip untuk dikaptur sebagai bukti dari aktivitas bisnis di mana ia dihasilkan.

            Mungkin kekurangan yang paling signifikan dari penerapan pendekatan daur hidup arsip dalam lingkungan bisnis secara elektronik yang dinamis saat ini adalah cara bagaimana ia menangani penilaian dan penyusutan arsip. Kenyataan yang ada adalah sebagai berikut.

a.                  Volume arsip elektronik yang sangat banyak dan kenyataan bahwa kebanyakan berada di luar sistem pengelolaan arsip tradisional, yakni disimpan di PC, laptop, database, server surat elektronik.

b.                  Bahwa arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah dimanipulasi, diubah atau dihilangkan tanpa terlacak.

            Penilaian dan penetapan status akhir dari arsip-arsip tersebut pada fase akhir daur hidupnya sulit untuk dilakukan atau kalaupun arsip-arsip ada, integritas dan reliabilitas arsip-arsip tersebut mungkin tidak memadai lagi untuk memenuhi ketentuan sebagai bukti atau informasi baik untuk saat ini maupun masa mendatang.

2.      Pendekatan Records Continuum

            Records continuum merupakan pendekatan alternatif untuk pengelolaan arsip, apa pun formatnya, yang dikembangkan oleh para peneliti dari Monash University.

Australian Standard AS 3490-1996 mendefinisikan istilah records continuum sebagai. “…, the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives” (“...., seluruh eksistensi arsip. Merupakan suatu rejim manajemen arsip yang konsisten dan koheren mulai dari saat penciptaan arsip (dan bahkan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pengelolaan arsip), hingga preservasi dan penggunaan arsip tersebut sebagai arsip statis”)

            Pendekatan records continuum memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Ia memandang perlunya mengelola arsip dari perspektif aktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikannya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup. Dengan menempatkan penyusutan sebagai tahap terakhir dari daur hidup suatu arsip, pendekatan daur hidup tidak menekankan perlunya untuk merancang sistem yang dapat memastikan pengkapturan arsip-arsip yang memiliki nilai jangka panjang di awal fasenya.

            Masalah ini menjadi sangat penting dengan semakin meningkatnya volume informasi yang diciptakan dan disimpan dalam format elektronik. Kecuali jika dilakukan kontrol pada saat pengkapturan bukti dari aktivitas bisnis yang menyatu dengan sistem pengelolaan arsip organisasi yang bersangkutan, informasi yang relevan atau elemen-elemennya dapat diubah-ubah atau dihapus.

            Records continuum melihat pengelolaan arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan yang dapat terjadi lintas beberapa dimensi. Proses dan perkembangan arsip ini terbentuk dari aktivitas-aktivitas bisnis sejak dari suatu arsip dibuat. Ia mempertimbangkan sejak awal arsip-arsip apa yang perlu diciptakan untuk memberikan bukti dari suatu aktivitas bisnis atau transaksi. Ia melihat sistem-sistem dan aturan-aturan apa yang diperlukan untuk menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dikaptur ke dalam suatu sistem pengelolaan arsip dan dipelihara (meliputi akses, keamanan, dan penyimpanan) sesuai dengan nilai dari arsip-arsip tersebut sebagai bukti bagi korporasi dan untuk tujuan-tujuan kemasyarakatan. Oleh karenanya, pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapan pun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan.

            Pendekatan ini juga mengakui bahwa data kontekstual dan data struktural yang ditambahkan pada dokumen atau arsip elektronik untuk menjamin kelengkapannya sebagai bukti dari aktivitas bisnis perlu dikaptur. Dalam hal ini, records continuum melihat arsip dalam empat dimensi, yaitu sebagai berikut.

a.                  Penciptaan dokumen – penciptaan arsip atau dokumen (isi).

b.                  Penciptaan data kontekstual dan struktural – penciptaan metadata (yakni data yang menunjukkan konteks dari dokumen tersebut dan struktur atau bentuknya serta bagaimana ia berelasi dengan arsip-arsip atau entitas-entitas lainnya). Hasil dari proses ini adalah suatu arsip yang „lengkap‟.

c.                   Pengkapturan ke dalam memori korporasi – pengkapturan arsip ke dalam sistem pengelolaan arsip yang resmi yang menyediakan fasilitas penyimpanan, temu balik dan penggunaan arsip, umumnya bagi pengguna dalam organisasi yang bersangkutan.

d.                  Pengkapturan ke dalam memori masyarakat atau memori kolektif – pengkapturan dan penggunaan arsip yang dibutuhkan untuk akuntabilitas masyarakat atau referensi (misalnya penyerahan ke arsip nasional untuk dibuatkan jalan masuk dan dibuka aksesnya bagi masyarakat).

            Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, di mana manajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian teknologi informasi.

The Records Continuum model presents an overview of the recordkeeping dynamic that transcends time and space. Adapted from the Records Continuum diagram originally developed by Frank Upward, Senior Lecturer at Monash University.

Gambar 1.3.

Pendekatan Records Continuum

D.                PENGERTIAN ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL) DAN ARSIP ELEKTRONIK

1.      Arsip Konvesional (Manual)

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.

Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru,

Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

*Jumlah arsip selalu bertambah,

*Investasi media penyimpana

*Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.

*Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja.

*Kertas mudah rusak.

*Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :

*Tidak tergantung pada hubungan listrik.

*SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.

*Aman terhadap virus komputer

2.      Arsip  Digital (Elektronik)

Menurut asalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum” yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

E.                 TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK

Beberapa (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelola arsip secara manual masih relavan di bahas era digital saat ini.

      Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan atau pemusnahan, sebagai berikut :

1.      100% dokumen dipertahan karena memiliki nilai jangka panjang.

2.      25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif

3.      35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan oprasional sehari-hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupaun pegawai yang dapat mengelola sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (nlife cycle model)

*Penciptaan

Tahap ini merupakan tahap dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Tahap ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisai, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi) penyimpanan desentralisasi dan kombinasi kedua sistem (quible, 2001).

a.       Sistem sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

b.      Sistem desentralisasi sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.

c.       Sistem kombinasi, masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat.

Konsep dasar manajemen arsip elektronik

Menurut National Archives an Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.

Manfaat penggunaan arsip elektronik

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronik yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah:

a.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja

b.      Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan  biaya

c.       Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukannya dalam bentuk full text dokumen.

d.      Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau printnya tanpa dapat mengubahnya.

e.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpa dokumen dalam bentuk teks  sebanyak lebih dari 700 lembar.

f.       Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

g.      Berbagai arsip secara mudah, karena berbagai dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui LAN atau internet.

h.      Meningkatkankeamanan, karena mekanisme control secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

i.        Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.

  

REFERENSI

http://repository.ut.ac.id/4158/1/ASIP4429-M1.pdf

International Organization for Standardization. (2001). ISO/TR 15489-1:2001(E): Information and Documentation – Records Management, Part 1: General, 1st Edition, Geneva.